Legalización o consularización se refiere a un proceso en el que intervienen autoridades del Gobierno de la República Popular China y Costa Rica, con el fin asegurar el reconocimiento recíproco de documentos emitidos en el otro país.

La legalización es un requisito que en muchos casos debe cumplirse antes de presentar ante las autoridades nacionales documentos foráneos.

La Convención de la Haya para Abolir el Requisito de Legalización de Documentos Público Emitidos en el Extranjero no se encuentra vigente en Costa Rica. Por ello, la "apostilla " no debe ni puede ser utilizada. Por favor tome en consideración que la falta de cumplimiento de los requisitos detallados a continuación podría ocasionar que el documento sea ineficaz para los efectos requeridos en Costa Rica.

¿Cuánto tarda el procedimiento?

Debido al proceso de coordinación entre las autoridades en ambos países, en condiciones favorables el proceso de legalización suele tardar alrededor de 1 semana en cuanto a la parte costarricense corresponde. Factores como la diligencia del interesado y la carga de trabajo podría incrementar o disminuir la duración. Debe también tomarse en consideración el plazo que tarda el Ministerio de Relaciones Exteriores chino en procesar el documento.

¿Cuáles son los pasos?

El proceso de legalización es una cadena de pasos ordenados en que intervienen varias autoridades del Gobierno chino y del Gobierno costarricense.

Paso 1

El primer paso es que el interesado lleve el documento que requiere legalizar a donde un notario público chino. Los notarios públicos desempeñan funciones como la certificación de la veracidad y legalidad de documentos privados, a solicitud de parte.

El interesado debe, por su propia cuenta, conseguir los servicios de un notario de su elección en la provincia o región donde haya sido originalmente emitido el documento. El Estado de Costa Rica no tiene ninguna intervención en esta etapa del procedimiento.

Mayor información sobre el sistema de notariado chino puede encontrarse aquí.

Paso 2

Luego de que el documento ha sido llevado a la notaría china, el interesado debe retirarlo y presentarlo al Departamento Consular (Oficina de Legalizaciones) del Ministerio de Relaciones Exteriores de China. Esto lo puede realizar en Beijing o cualquier oficina de recepción de documentos dispuesta al efecto por el Ministerio en las demás provincias o regiones de la República Popular China.

Paso 3

En la República Popular China el trámite de legalizaciones se centraliza a través del Ministerio de Relaciones Exteriores. Consulados como el de Costa Rica no reciben documentos directamente de particulares, ya que el Ministerio se encarga directamente de enviarlos y retirarlos de cada consulado.

De forma concreta, el Ministerio de Relaciones Exteriores de China realiza lo siguiente:

• Primero, autentica la firma del funcionario chino que emitió o autorizó el documento (por ejemplo, el notario).
• Luego, traslada el documento al Consulado de Costa Rica en Beijing para que sea legalizado.
• Retira el documento del Consulado de Costa Rica en Beijing
• Finalmente, entrega el documento de vuelta al usuario

Paso 4

Finalmente, el documento debe ser enviado a Costa Rica, una vez que ha sido consularizado en China. Nótese nuevamente que el documento legalizado no se retira en el Consulado de Costa Rica en Beijing, sino de las oficinas del Ministerio de Relaciones Exteriores Chino.

Una vez en Costa Rica, el documento debe ser presentado al Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto del Estado de Costa Rica, donde se autenticará la firma del cónsul de Costa Rica en China y el interesado deberá pagar el costo de la legalización de conformidad con el arancel consular.